Satoja organisaatioita ja työyhteisöjä nähneenä ja sparranneena olen törmännyt erääseen ikävään ongelmaan kerta toisensa jälkeen nimittäin siihen, että esimiehet ja johtajat (käytän näistä jatkossa yhteisnimikettä esimies, koska toimitusjohtaja on yhtälailla esimies) tekevät alaistensa töitä. Yli 60 työntekijän työyhteisöä toimitusjohtajan pallilla johtaneena voin samastua näihin johtajiin ja esimiehiin. Tein aluksi nk. kaikkia työtehtäviä ja kasvun myötä delegoin ja lähes kaikki tehtävät eteenpäin. Ymmärrän ongelman, mutta en ”hyväksy” sitä.
Syitä siihen, miksi esimiehet iskevät käsiä saveen alaisten työtehtävien parissa ovat seuraavat.
1) On helpompaa ja nopeampaa tehdä tehtävät itse – itse on parempi
Esimies on opetellut tekemään ruohonjuuritason töitä itse ja osaa ne omasta mielestään parhaiten. Tällöin nopein tapa on hoitaa tehtävät itse, mutta tämä ei ole pitkään juoksuun järkevää. Tässä kohtaa ongelmana on se, että ne oikeat esimiehet tehtävät kärsivät tai jopa jäävät tekemättä. Esimiehen tehtävä on luoda alaisille parhaat olosuhteet tehdä omat tehtävänsä, eikä tehdä heidän töitä ja itse asiassa myös demotivoida samalla muita tällä toiminnalla. Mietipä lasta, joka osaa pukea itse, miltä hänestä tuntuu, kun vanhempi haluaa pukea hänet. ”Minä ite!”
2) Alaisten työtehtävät ovat tutumpia ja helpompia – omat tehtävät vaativat raskaampaa työtä eli ajattelua
Esimiehen on helppo ”uhrautua” ruohonjuuritasoa kohti, jotta pääsee helpommalla, sillä omat työtehtävät vaatisivat enemmän sitä kuuluisaa ajattelutyötä. On helpompaa siivota, olla kassalla tai lähettää laskuja kuin miettiä vuosibudjettia, paneutua 150-sivuiseen työehtosopimukseen tai tehdä rekrytointipäätöksiä.
3) Hyväksyntää saa enemmän, kun tekee nöyrästi alaisten kanssa samoja työtehtäviä
Esimies on usein siinä harhassa, että työntekijät haluavat hänen olevan esimerkillä johtaja tulemalla nk. mopin varteen. Kyllä siinä hyväksyntääkin saa, sitä ei sovi kiistää. Kun laskeutuu norsunluutornista alas, alaiset pitävät siitä, mutta alaiset arvostaisivat vielä enemmän, että esimies hoitaa omat työtehtävänsä ahkeralla työpanoksellaan eli luo vielä parempia olosuhteita heille tehdä töitään. Hyvä esimerkki voisi olla vaikka päiväkodissa yksikön esimies, jonka on helpompi mennä lastenhoitotehtäviin, jossa lapsilta ja näiden vanhemmilta saa hyväksyntää ja arvostusta, kun tekee työnsä hyvin. Mutta kun eräs kaunis päivä (itse asiassa useinkin) sairastumisia tulee, resurssivaje on iso ongelma ja se johtuu siitä, että yksikön esimies ei ole tehnyt omia työtehtäviään eli hoitanut rekrytointia kaukaa viisaasti. Alaiset olisivat siis paljon tyytyväisempiä siitä, että esimiehellä on rekrytoituna sijaispankkiin väkeä niin paljon, että hän löytää aina tuuraajan sairastuneen tilalle.
4) Delegointihalukkuuden ja -taidon puute – ”nakittamisesta” ei tykätä
Esimiehellä voi olla myös sellaista jämäkkyyden puutetta, että hän ei ymmärrä rooliaan. Hänen kuuluu organisoida ja delegoida tehtäviä alaisten tehtäväksi. Tässä asiassa monissa maissa kulttuurierot ovat sellaisia, että esimies on paljon isompi auktoriteetti kuin Suomessa. Länsimaissa esimiesten ja alaisten välinen kuilu on matalampi. Olennaista olisi se, että myös me suomalaiset rohkenisimme esimiehinä täyttää saappaat ja kantaa roolia mukana. Vastuun pakoilu ja delegoimattomuus eivät kuulu siihen. Esimiehen pitää olla jämäkkä selkänoja työntekijälle. Esimiehen tehtäviin kuuluu päätöksenteko.
Vinkki esimiehille: Ole tehtäväsi ja roolisi tasalla ja anna alaisten tehdä omat työnsä ja tee sinä omasi!
